Abmahnung im Arbeitsrecht – was tun? Gründe, Muster, Frist und Kündigung

Abmahnung als Vorstufe zur Kündigung

Abmahnung des Arbeitgebers im Arbeitsrecht

Was Arbeitnehmer und Arbeitgeber zur Abmahnung wissen müssen!

Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht A. Martin in Berlin

Mit der Abmahnung verwarnt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei Verstoß gegen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag. Hierfür kann es verschiedene Gründe geben. Eine gesetzliche Regelung über die genauen Voraussetzungen der Abmahnung gib es nicht. Die arbeitsrechtliche Abmahnung hat sowohl eine Hinweisfunktion als auch Ermahnfunktion und eine Warnfunktion. Bei einem erneuten Pflichtenverstoß droht dem Arbeitnehmer nicht selten die Kündigung seines Arbeitsverhältnisses aus verhaltensbedingten Gründen. Für den Arbeitnehmer geht es – beim Erhalt der Abmahnung – vor allem darum, ob diese rechtmäßig ergangen ist und wie er gegen eine unrechtmäßige Abmahnung des Arbeitgebers vorgehen kann, um diese gegebenenfalls aus der Personalakte entfernen zu lassen (Stichwort: Entfernungsklage).

Haben Sie eine Abmahnung erhalten?

Viele Abmahnungen sind fehlerhaft. Die Abmahnung bereitet häufig eine Kündigung vor. Der Arbeitgeber sucht nach einer Möglichkeit das Arbeitsverhältnis zu beenden. Da auf das Arbeitsverhältnis das Kündigungsschutzgesetz (6 Monate Betriebszugehörigkeit und mehr als 10 Arbeitnehmer) Anwendung findet und der Arbeitgeber nicht betriebsbedingt kündigen will (Stichwort: Sozialauswahl), wird versucht den Arbeitnehmer über eine verhaltensbedingte Kündigung zu entlassen. Eine Abmahnung ist immer ein Signal des Arbeitgebers, welches man richtig deuten sollte.

Rechtsanwalt Martin steht Mandanten als Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin und Brandenburg gern für eine Auskunft zum Thema “Abmahnung ” zur Verfügung.

Hinweis

Die Rechtsberatung durch einen Spezialisten im Arbeitsrecht kann keine Information aus dem Internet ersetzen.

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Häufige Fragen zur Abmahnung

Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht A. Martin in Berlin

Eine Abmahnung ist im Arbeitsrecht in der Regel eine notwendige Voraussetzung für den Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung durch den Arbeitgeber. Bei einer verhaltensbedingten Kündigung erfolgt diese aus Gründen im Verhalten des Arbeitnehmers, also wegen Verletzungen der Pflichten aus dem Arbeitsvertrag.

Eine arbeitsrechtliche Abmahnung hat drei Funkionen:

Hinweis

Die Abmahnung soll dem Arbeitnehmer ein arbeitsvertragswidriges Verhalten deutlich machen.

Der Arbeitgeber soll dem Arbeitnehmer in der Abmahnung einen konkreten Hinweis auf dessen Fehlverhalten geben. Das Fehlverhalten muss in der Abmahnung genau beschrieben sein.

Beispiel:

Am 3.4.2020 erschienen Sie statt zum vereinbarten Arbeitsbeginn um 7:00 Uhr, erst um 8:17 Uhr an Ihren Arbeitsplatz ohne eine Entschuldigung für Ihre Verspätung zu haben.

Die Ermahnfunktion in der Abmahnung bezweckt den Arbeitnehmer aufzufordern sich zukünftig vertragsgemäß zu verhalten. Auch diese ist in der Abmahnung zu beschreiben.

Beispiel:

Durch Ihre Verspätung haben Sie Ihre Pflichten aus dem Arbeitsvertrag, nämlich die Pflicht pünktlich an Ihren Arbeitsplatz zu erscheinen verletzt. Wir erwarten von Ihnen, dass Sie zukünftig pünktlich zur Arbeit erscheinen.

Die Warnfunktion soll dem Arbeitnehmer klar machen, dass er im Wiederholungsfall mit einer Kündigung seines Arbeitsverhältnisses rechnen muss. Auch dies muss klar in der Abmahnung formuliert werden.

Beispiel:

Sollten Sie wiederum nicht pünktlich zur Arbeit erscheinen, müssen Sie mit einer Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses rechnen.

Als Grund für die arbeitsrechtliche Abmahnung kommt jede Pflichtverletzung des Arbeitnehmers in Betracht. Welche Pflichten der Arbeitnehmer genau hat, ergeben sich aus dem Arbeitsvertrag und weiteten Vereinbarungen und Anweisungen mit dem Arbeitgeber. Die Gründe der Abmahnung können vielfältig sein, wobei nicht jede Pflichtverletzung gleichwertig ist. Verletzungen des Arbeitnehmers von primären Pflichten wiegen in der Regel schwerer als nur Nebenpflichtverletzungen. Eine primäre Pflicht (Hauptleistungspflicht) des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsvertrag ist die ordnungsgemäße Erbringung der Arbeitsleistung. Der Arbeitgeber kann nur veränderbares Fehlverhalten abmahnen.

Häufige Gründe für eine Abmahnung sind:

  • Verspätung bei der Arbeit
  • nicht Einhaltung der Pausenzeiten
  • Schlechtleistung (schwierige Rechtslage!)
  • Verstöße gegen Regelungen im Betrieb (Rauchverbot, Internetnutzung, Telefon)
  • unangemessenes Verhalten gegenüber Kollegen oder Kunden
  • nicht rechtzeitige Mitteilung über Arbeitsunfähigkeit
  • verspätetes Einreichen der AU-Bescheinigung (Krankenschein)
  • Nichteinhaltung von Arbeitsschutzvorschriften (siehe auch Corona)
Hinweis

Der Arbeitgeber kann jede Pflichtverletzung des Arbeitnehmers abmahnen.

Zweck der Abmahnung ist den Arbeitnehmer auf sein vertragswidriges Verhalten zu verweisen. Dieser soll erkennen, was er falsch gemacht hat und wie er sich zukünftig richtig zu verhalten hat. Zudem soll der Arbeitnehmer für die Zukunft gewarnt werden, ein solches Verhalten nicht zu wiederholen, da er sonst mit einer Kündigung rechnen muss. Dies zur Theorie. In der Praxis verbirgt sich hinter eine Abmahnung oft eine andere Botschaft.

Botschaft des Arbeitgebers verstehen

Zunächst sollte der Arbeitnehmer die Botschaft des Arbeitgebers verstehen, die hinter vielen (nicht allen) Abmahnungen steht. Der Arbeitgeber ist zum Zeitpunkt der Erteilung der Abmahnung meist schon entschlossen das Arbeitsverhältnis zu kündigen. Er kann dies nur nicht, da im Normalfall – vor der Kündigung – der Arbeitnehmer abgemahnt werden soll. Ein Indiz dafür ist auch, wenn dem Arbeitnehmer zuvor z.B. ein Aufhebungsvertrag bzw. eine Abfindung angeboten wurde.

Natürlich soll nicht von vornherein unterstellt werden, dass die meisten Abmahnungen zu Unrecht erteilt werden. Auffällig ist aber, dass die Abmahnungen immer dann zunehmen, wenn es dem Unternehmen wirtschaftlich schlecht geht. Woran mag dies wohl liegen?

Hinweis

Oft zeigt die Abmahnung dem Arbeitnehmer, dass der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis in Kürze beenden möchte.

Zunächst sollte die Abmahnung sollte als solche bezeichnet sein,d.h. das Wort “Abmahnung” sollte in der Erklärung selbst benutzt werden. Die Abmahnungserklärung sollte klar als solche erkennbar sein.

Was muss eine Abmahnung beinhalten?

Eine Abmahnung, die dieses Wort nicht enthält, muss aber nicht automatisch unwirksam sein. Es kann sich aus dem Inhalt der Erklärung auch ergeben, dass der Arbeitgeber hier abmahnen wollte. Die Rechtsprechung ist hier manchmal recht großzügig. Aber warum Unsicherheiten schaffen? Ungenauigkeiten zu Lasten des Arbeitgebers. Von daher sollte das Wort “Abmahnung” verwedet werden.

Welcher Inhalt ist wichtig?

Die Abmahnungserklärung sollte kurz und stichhaltig sein. Die Abmahnung hat 3 wesentliche Bestandteile.

Wichtig ist, dass in der Erklärung genau beschrieben ist, weshalb der Arbeitnehmer abgemahnt wird. Der Sinn und Zweck der Abmahnung besteht ja gerade darin, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer sein vertragswidriges Verhalten vorhält und ihn dazu auffordert sich zukünftig vertragsgetreu zu verhalten.

Es muss in der Abmahnung genau der Vorwurf an den Arbeitnehmer formuliert werden.

Allgemeine Floskeln, wie zum Beispiel

“Ihr Verhalten war nicht hinnehmbar, von daher mahne ich Sie hiermit ab!”,

führen zur Unwirksamkeit der Abmahnung. Der Arbeitgeber muss genau beschreiben, was der Arbeitnehmer, wann und wo falsch gemacht hat.

genaues Beschreibung des Fehlverhaltens des Arbeitnehmers

In der Abmahnungserklärung selbst macht es auch Sinn kurz zu beschreiben, was die Verpflichtung des Arbeitnehmers gewesen wäre, gegen die er verstoßen hat. Also kurz, wie er sich hätte richtig verhalten müssen.

Zum Beispiel:

“Trotzt der Betriebsanweisung nicht am Arbeitsplatz zu rauchen,haben Sie am 14.4.2020 gegen 15 Uhr an Ihrem Arbeitsplatz im Büro … geraucht, obwohl ein generelles Rauchverbot im gesamten Bürobereich existiert. Darüber sind Sie auch am 9.04.2020 hingewiesen worden! ”

Die Abmahnung soll kein Roman werden und sollte kurz und bündig formuliert werden.

Der Arbeitgeber sollte am Ende der Abmahnung noch darauf hinweisen, dass im Wiederholungsfall der Arbeitnehmer mit einer Kündigung rechnen muss bzw. dass das Arbeitsverhältnis in seinem Bestand gefährdet ist.

Zusammenfassung zum Inhalt der Abmahnung:
  • die Abmahnungserklärung als solche auch bezeichnen
  • die Abmahnung sollte kurz und bündig sein
  • das Fehlverhalten des Arbeitnehmers konkret beschreiben
  • Beschreibung, wie sich der Arbeitnehmer richtig hätte verhalten müssen
  • Hinweis, dass im Wiederholungsfall eine Kündigung droht
Hinweis

Oft sind Abmahnungen zu ungenau und damit unwirksam.

Jede wirksame Abmahnung sollte 3 Bestandteile aufweisen. Diese finden Sie nachfolgend. Bitte anklicken.

  • Beschreibung

    des konkreten Fehlverhaltens

    Die Abmahnung muss genau beschreiben, was der Arbeitnehmer falsch gemacht hat.

  • Beschreibung

    des richtigen Verhaltens

    Die Abmahnung muss genau beschreiben, wie sich der Arbeitnehmer richtig verhalten muss.

  • Androhung

    der Kündigung

    Dem Arbeitnehmer muss für den Wiederholungsfall die Kündigung angedroht werden.

Für die Abmahnung ist keine spezielle Form – insbesondere auch nicht die Schriftform – vorgeschrieben. Es gibt diesbezüglich keine gesetzliche Regelung.

Schriftform für die Abmahnung?

Die Schriftform gilt auch dann für die Abmahnung nicht, wenn im Arbeitsvertrag eine sog. Schriftformklausel vereinbart wurde. Eine Schriftformklausel ist eine Klausel im Arbeitsvertrag, wonach jede Abrede schriftlich zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber gefasst werden muss. Mündliche Abreden/Vereinbarungen sind von daher unwirksam.

Diese Schriftformklausel betrifft aber nur Änderungen und Ergänzungen des Arbeitsvertrages. Die Abmahnung ist eine einseitige Erklärung des Arbeitgebers und keine Änderung des Arbeitsvertrages, bei der der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber zustimmen muss. Bei der Abmahnung muss der Arbeitnehmer nicht zustimmen. Von daher kann eine Abmahnung auch wirksam mündlich erklärt werden.

Zusammenfassung zur Form der Abmahnung:

Die Abmahnung muss nicht schriftlich erfolgen. Um spätere Beweisprobleme zu vermeiden, sollte die Abmahnung aber immer schriftlich erfolgen.

Hinweis

Eine gesetzliche Form ist für die Abmahnung nicht vorgeschrieben.

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Von einer mündlichen Abmahnung sollte aber grundsätzlich abgesehen werden, da dies erhebliche Beweisprobleme nach sich ziehen kann. Dies gilt natürlich aus Sicht des Arbeitgebers. Für den Arbeitnehmer ist eine mündliche Abmahnung natürlich kein Problem; es sei denn die Vorwürfe stimmen nicht.

mündliche Abmahnung – Beweisprobleme

Für den Arbeitgeber stellt sich immer die Frage der Beweisbarkeit der Tatsachen, aufgrund derer abgemahnt wurde und natürlich auch des Auspruches der Abmahnung selbst. Häufig vergeht eine lange Zeit bis zum Kündigungsschutzprozess oder einen Prozess auf Entfernung der Abmahnung. Der Arbeitgeber muss die Abmahnung auch noch nach dieser langen Zeitspanne rechtfertigen und notfalls beweisen können. Daran kann es oft scheitern, wenn die Abmahnung selbst noch nicht einmal bewiesen werden kann.

Hinweis

Eine mündliche Abmahnung ist wirksam, aber für den Arbeitgeber fast immer problematisch nachzuweisen.

In der Praxis kommen immer wieder die gleichen Fehler vor. Viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben falsche Vorstellungen davon, wie eine Abmahnung aussehen muss und wie man sich nach dem Erhalt der Abmahnung richtig verhält.

Nachfolgend sind die häufigsten Irrtümer aus der Praxis dargestellt.

Hinweis

Es gibt viele Fehlvorstellungen zum Thema Abmahnung.

Dies stimmt nicht. Bei schweren Pflichtverletzungen reicht eine Abmahnung aus, wenn ein gleichartiger schwerer Verstoß im engen zeitlichen Zusammenhang darauf folgt. Dann kann der Arbeitgeber kündigen.

Beispiel:

Der Arbeitnehmer beleidigt einen Arbeitskollegen schwer und stört dadurch erheblich den Betriebsfrieden. Daraufhin wird er vom Arbeitgeber abgemahnt. Kurze Zeit später spricht der Arbeitnehmer erneute eine schwere Beleidigung (in der Öffentlichkeit) gegen die Kollegen aus.

Bei leichteren Pflichtverletzungen kann es aber sein, dass auch mehr als 3 Abmahnungen notwendig sind.

Schließlich gibt es auch Fälle, bei denen der Arbeitgeber sofort verhaltensbedingt kündigen kann, ohne dass er zuvor abmahnen muss.

Beispiel:

Der Arbeitnehmer unterschlägt € 5.000 beim Arbeitgeber.

Es gilt: Entweder abmahnen oder kündigen. Beides zusammen geht nicht. Die Abmahnung soll ja milderes Mittel zur Kündigung sein und dem Arbeitnehmer nochmals eine Chance geben.

Beispiel:

Der Arbeitnehmer bleibt trotz einer ersten Abmahnung der Arbeit unentschuldigt für eine 1 Woche fern. Der Arbeitgeber spricht eine zweite Abmahnung aus und kündigt sodann wegen des Sachverhalt.

Die Kündigung ist unwirksam. Er hätte entweder nochmals abmahnen können oder gleich die Kündigung aussprechen können.

Auch dies ist falsch. Der Arbeitnehmer kann gegen eine unwirksame Abmahnung gerichtlich mittels sog. Entfernungsklage vorgehen. Die Klage ist dann gerichtet auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte des Arbeitnehmers.

Oft ist es besser nicht gegen die Abmahnung gerichtlich vorzugehen. Denn gibt es später eine Kündigung, die von der Abmahnung abhängt, dann muss der Arbeitgeber im Kündigungsschutzverfahren die Rechtmäßigkeit der Abmahnung nachweisen. Dies ist aber meist nach langer Zeit für den Arbeitgeber viel schwieriger als wenn der Arbeitnehmer gleich nach Erhalt der Abmahnung klagt.

Wenn der Arbeitnehmer nichts macht (Rat zum Nichtstun), so ist dies kein Anerkenntnis der Rechtmäßigkeit der Abmahnung!

Das Muster einer Abmahnung finden Sie nachfolgend:

Hinweis

Die Abmahnung muss möglichst konkret das Fehlverhalten des Arbeitnehmers beschreiben.

Abmahnung durch den Arbeitgeber – Muster

Zum beachten sind die inhaltlichen Anforderungen, insbesondere die 3 wesentlichen Bestandteile der Abmahnung.

Eine Abmahnung durch den Arbeitgeber könnte ungefähr so aussehen:

Abmahnung

Sehr geehrter Herr Meyer,

wegen des nachstehend aufgeführten Sachverhalts mahne ich Sie hiermit ab.

(den Sachverhalt bitte konkret darstellen, Fehlverhalten genau beschreiben)

Ihr vorstehend dargestelltes Verhalten gibt mir Veranlassung, Sie auf die die ordnungsgemäße Erfüllung Ihrer arbeitsvertraglichen Verpflichtungen hinzuweisen.

(kurze Darstellung, wie sich der Arbeitnehmer hätte richtig verhalten müssen)

Ich fordere Sie dazu auf, sich zukünftig vertragsgemäß zu verhalten.

Im Falle einer weiteren derartigen oder ähnlichen Pflichtverletzung müssen Sie mit einer Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses rechnen.

Diese Abmahnung wird zu Ihrer Personalakte genommen.

Mit freundlichen Grüßen

Arbeitgeber                                                                  Berlin, den ……………..

Als Arbeitgeber sollte man bei der Abmahnung möglichst keine Fehler machen. Das Schlimmste was dem Arbeitgeber hier passieren kann, ist dass die Abmahnung aus formalen oder inhaltlichen Gründen unwirksam ist. Wenn dann eine verhaltensbedingte Kündigung beim nächsten Fehlverhalten des Arbeitnehmers ausgesprochen wird, dann ist meist die Kündigung unwirksam. Der Arbeitgeber wird dann den Kündigungsschutzprozess gegen den Arbeitnehmer verlieren, was natürlich – aus Sicht des Arbeitgebers – unbefriedigend ist.

Hinweis

Eine unwirksame Abmahnung ist – auch ohne das man diese mittels Entfernungsklage angreift – gegenstandslos.

Service für Arbeitnehmer:

Sofern Sie als Arbeitnehmer eine Abmahnung bekommen haben und deren Rechtmäßigkeit überprüfen möchten oder auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte klagen wollen, helfen wir Ihnen gern. Wir beraten und unterstützen Sie bei der Wahrung Ihrer Rechte aus dem Arbeitsverhältnis.

Service für Arbeitgeber:

Als Arbeitgeber möchte man beim Thema Abmahnung nichts falsch machen. Hier geht es nicht nur um die Frage der Rüge eines pflichtwidrigen Verhaltens eines Arbeitnehmers, sondern meist auch darum ein Zeichen im Betrieb zu setzen. Nichts ist peinlicher, wenn die Abmahnung gerichtlich überprüft wird und unwirksam ist. Wir helfen Ihnen als Arbeitgeber gern!

Hinweis

Anwaltliche Überprüfung der Abmahnung macht oft Sinn.