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ARBEITSPAPIERE – DEFINITION, INHALT, AUSHÄNDIGUNG UND UMFANG

Arbeitspapiere Berlin
Bei Einstellung und Beendigung, z.B. durch Kündigung des Arbeitnehmers kann es zu Problemen beim Erstellen und Aushändigen von Arbeitspapieren kommen.

Arbeitszeugnis, Arbeitsbescheinigung, Lohnabrechnungen

Wenn der Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitgeber wegen der Arbeitspapiere nachlaufen muss, so ist dies oft sehr ärgerlich und kann auch - z.B. bei der Arbeitsbescheinigung - finanzielle Nachteile haben.

FACHANWALT FÜR ARBEITSRECHT A. MARTIN – BERLIN - Prenzlauer Berg

Als Anwalt für Arbeitsrecht in Berlin Prenzlauer Berg / Pankow (Zweigstelle) vertrete ich seit Jahren Berliner Mandanten vor dem Arbeitsgericht Berlin und dem Landesarbeitsgerichts Berlin-Brandenburg.Trotzt der sorgfältig erstellten Informationen können diese keine Rechtsberatung im Arbeitsrecht ersetzen; dies sollten Sie beachten.

Das Wichtigste zum Thema Arbeitspapiere vorab

Wer eine Kündigung des Arbeitgebers erhalten hat und über eine Abfindung nachdenkt, sollte Folgendes beachten:

  1. Der Arbeitgeber muss die notwendigen Arbeitspapiere nach spätestens nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses herausgeben.

  2. Ein Anspruch auf Übersendung der Arbeitspapiere gibt es nicht. Diese sind notfalls beim Arbeitgeber abzuholen.

  3. Bei fehlende Herausgabe sollte der Arbeitnehmer versuchen eine außergerichtliche Klärung mit dem Arbeitgeber herbeizuführen.

  4. In einem Vergleich nach Erhebung einer Kündigungsschutzklage sollte man auch die Herausgabe der Arbeitspapiere regeln.

  5. In der Praxis gibt es am häufigsten Streit über den Inhalt und Herausgabe des Arbeitszeugnisses und der Arbeitsbescheinigung.

Was sind Arbeitspapiere?

Arbeitspapiere sind verschiedene Urkunden und Dokumente, die der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber bei Eintritt in ein Arbeitsverhältnis vorlegen muss, und solche, die der Arbeitgeber am Ende des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer aushändigen muss. Die Arbeitspapiere dienen dem Arbeitgeber insbesondere für eine ordnungsgemäßen Personalverwaltung und Entgeltabrechnung und dem Arbeitnehmer als Nachweis bei der Begründung eines Arbeitsverhältnisses oder bei der Beantragung von Sozialleistungen.

Arbeitspapiere sind normalerweise folgende Unterlagen:

  • Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (Lohnsteuerabzugsmerkmale)
  • Lohnabrechnungen
  • Kindergeldbescheinigung
  • Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz
  • Sozialversicherungsausweis
  • Urlaubsbescheinigung (gewährter Urlaub)
  • Arbeitszeugnis
  • Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III

Hinweis

Klageverfahren wegen Erteilung von Arbeitspapieren sind oft langwidrig. Eine außergerichtliche Klärung ist oft sinnvoller.

notwendige Arbeitspapiere bei Einstellung

Bei der Einstellung des Arbeitnehmers sollten alle notwendigen Dokumente, insbesondere Arbeitspapiere dem Arbeitgeber vorgelegt werden. Dieser benötigt die Unterlagen u.a. für die Anmeldung und Abrechnung des Arbeitnehmers.

In der Regel müssen diese Unterlagen bei Abschluss des Arbeitsvertrages vorliegen.

  • elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum sowie Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis)
  • Sozialversicherungsausweis
  • Urlaubsbescheinigung
  • Mitteilung über Versicherung bei Krankenkasse
  • Elternnachweis
  • ggfs. Arbeitsbescheinigung
  • ggfs. Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung
  • ggfs Arbeitszeugnisse
  • ggfs. Kindergeldbescheinigung (bei Angestellten im öffentlichen Dienst)
  • ggfs. Erstbelehrung gemäß § 43 Infektionsschutzgesetz
  • ggfs. Nachweis der Schwerbehinderung

Hinweis

DIE UNTERLAGEN / NACHWEISE BENÖTIGT DER ARBEITGEBER BEI BEGINN DES ARBEITSVERHÄLTNISSES.

herauszugebende Arbeitspapiere bei Kündigung

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, zum Beispiel durch eine Kündigung, sind ebenfalls Arbeitspapiere herauszugeben. Am wichtigtsten ist hier das Arbeitszeugnis und die Arbeitsbescheinigung (oft auch als Arbeitgeberbescheinigung bezeichnet).

In der Regel müssen diese Unterlagen bei Ende des Arbeitsverhältnisses herausgegeben werde:

  • Lohnsteuerbescheinigung
  • Urlaubsbescheinigung
  • Arbeitszeugnis (einfach oder qualifiziert)
  • letzten Lohnabrechnungen
  • Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III
  • Sozialversicherungsausweis

Hinweis

Der Arbeitnehmer hat nur einen Herausgabeanspruch und keinen Anspruch auf Übersendung der Arbeitspapiere!

das Arbeitszeugnis

Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich einen Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

qualifiziertes Arbeitszeugnis

Sofern der Arbeitnehmer länger als 6 Monate im Betrieb beschäftigt war, hat er einen Anspruch auf ein so genanntes qualifiziertes Arbeitszeugnis, das also eine Beurteilung der Leistung und des Verhaltens des Arbeitsnehmers enthält. Hierbei ist zu beachten, dass das Arbeitszeugnis grundsätzlich berufsfördernd aber auch wahr sein muss. Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein.

kein Anspruch auf besondere Formulierungen

Der Arbeitnehmer hat im Normalfall keinen Anspruch auf besondere Formulierungen im Zeugnis, insbesondere dann, wenn er ein überdurchschnittliches Arbeitszeugnis verlangt. Häufig wird der „Code der Arbeitgeber“ diskutiert. Beim „ Code der Arbeitsgeber“ in Bezug auf Arbeitszeugnisse handelt es sich um bestimmte Formulierungen, die für einen Normalbürger durchaus als hinnehmbar erscheint, allerdings eine intern zu verstehende Benachteiligung des Arbeitnehmers enthalten.

einfaches Arbeitszeugnis

Wenn der Arbeitnehmer noch keine sechs Monate im Betrieb beschäftigt ist, dann wird der Arbeitgeber in der Regel ein sogenanntes einfaches Arbeitszeugnis erstellen. Dieses Zeugnis enthält - im Gegensatz zum qualifizierten Arbeitszeugnis - keine Leistung-und Verhaltensbeurteilung.

Form

Das Zeugnis ist schriftlich vom Arbeitgeber auf den Briefkopf des Unternehmens zu erteilen und zu unterschreiben. Es darf kein Flecken, Ersetzungen, Streichungen etc. enthalten.

Ausstellungsdatum

Das Arbeitszeugnis muss als Ausstellungsdatum immer den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses enthalten, egal, ob dies ein Arbeitstag war oder nicht.

§ 109 Gewerbeordnung

§ 109 GewO - Zeugnis

  1. Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.

  2. Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.

  3. Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

Hinweis

Ein Streit um den Inhalt eines Arbeitszeugnisses ist sehr müßig. Will der Arbeitnehmer ein besseres Zeugnis als die Note 3, so muss er nachweisen, dass er besser war, was schwierig ist.

die Arbeitsbescheinigung

Eine Arbeitsbescheinigung ist eine Urkunde aufgrund eines Formulars, zu deren Ausstellung der Arbeitgeber auf Verlangen der Agentur für Arbeit oder des Arbeitnehmers verpflichtet ist.

Anspruch auch bei Streit über Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Der Arbeitnehmer kann diese selbst dann schon verlangen, wenn noch ein Arbeitsgerichtsverfahren anhängig ist.

Arbeitgeberbescheinigung und Herausgabe

Der Begriff “Arbeitgeberbescheinigung” ist falsch, wird aber oft von Arbeitnehmern verwendet. Die Arbeitsbescheinigung ist grundsätzlich dem Arbeitnehmer auszuhändigen oder auf elektronischem Weg direkt an die Agentur für Arbeit zu übermitteln.

Hinweis

Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber im Streitfall das Formular übersenden, welches der Arbeitgeber hier auszufüllen hat.

§ 312 SGB III - Arbeitsbescheinigung

Gesetzestext der Arbeitsbescheinigung

§ 312 Arbeitsbescheinigung

(1) Der Arbeitgeber hat auf Verlangen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers oder auf Verlangen der Bundesagentur alle Tatsachen zu bescheinigen, die für die Entscheidung über den Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld erheblich sein können (Arbeitsbescheinigung); dabei hat er den von der Bundesagentur hierfür vorgesehenen Vordruck zu benutzen.

In der Arbeitsbescheinigung sind insbesondere

  1. die Art der Tätigkeit der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers,

  1. Beginn, Ende, Unterbrechung und Grund für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und

  1. das Arbeitsentgelt und die sonstigen Geldleistungen, die die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer erhalten oder zu beanspruchen hat, anzugeben.

Die Arbeitsbescheinigung ist der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber auszuhändigen.

Urlaubsbescheinigung

Eine Urlaubsbescheinigung muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gemäß § 6 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz aushändigen. Auch besteht kein Anspruch auf Übersendung der Bescheinigung, sondern nur ein Herausgabeanspruch.

Ausschluss von Doppelansprüchen

Mit der Urlaubsbescheinigung soll der nachfolgende Arbeitgeber über bereits im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub zu informiert werden, damit dieser beurteilen kann, wie viel Urlaub dem neuen Arbeitnehmer noch zu gewähren ist. Damit sollen Doppelansprüche auszuschließen.

Inhalt der Urlaubsbescheinigung

Die Urlaubsbescheinigung muss folgende Angaben enthalten:

  • persönliche Daten des Arbeitnehmer,
  • Kalenderjahr des gewährten Urlaubs,
  • Arbeitsvertragszeitraum,
  • Höhe des entstandenen Urlaubsanspruchs,
  • Urlaubszeiträume,
  • sowie Anzahl der Tage der Urlaubsabgeltung, sofern erfolgt.

Hinweis

Die Urlaubsbescheinigung spielt in der Praxis keine so große Rolle.

§ 6 Bundesurlaubsgesetz

§ 6 BUrlG - Ausschluss von Doppelansprüchen

  1. Der Anspruch auf Urlaub besteht nicht, soweit dem Arbeitnehmer für das laufende Kalenderjahr bereits von einem früheren Arbeitgeber Urlaub gewährt worden ist.

  2. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub auszuhändigen.

Lohnsteuerkarte

Seit dem Jahr 2010 (Übergangszeit noch bis 2013) gibt es keine Lohnsteuerkarte mehr (§ 39 EStG). Vor 2010 war die Lohnsteuerkarte beim Arbeitgeber bei Beginn des Arbeitsverhältnisses vorzulegen. Seit dem Jahr 2010 ist eine Umstellung auf ELStAM = Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgt.

Lohnsteuerkarte

Die Lohnsteuerkarten wurden durch ein papierloses elektronisches Verfahren zur Erhebung der Lohnsteuer mit dem Namen Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ersetzt. Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber bei Eintritt in das Arbeitsverhältnis seine Steuer-Identifikationsnummer sowie sein Geburtsdatum zum Zweck des Abrufs der Lohnsteuerabzugsmerkmale mitzuteilen. Der Arbeitgeber ruft dann die Lohnsteuerabzugsmerkmale beim Bundeszentralamt für Steuern durch elektronische Datenfernübertragung ab und übernimmt sie in das Lohnkonto des Arbeitnehmers (§ 39e Abs. 4 EStG).

Lohnsteuerbescheinigung

Davon zu unterscheiden ist die Lohnsteuerbescheinigung. Nach Ablauf eines Kalenderjahres, aber spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres, hat der Arbeitgeber der Finanzverwaltung auf elektronischem Weg gemäß § 93c der Abgabenordnung (AO) die elektronische Lohnsteuerbescheinigung LStB – § 41b EStG zu übermitteln.


In der Regel sind die folgende Daten:

  • Beschäftigungsdauer des Arbeitnehmers,
  • steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn,
  • einbehaltene Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag,
  • Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung, u.a. KUG
  • bestimmte steuerfreie Arbeitgeberleistungen.

Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe der lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmale auszuhändigen.


Lohnabrechnungen

Auch der Lohn ist ordnungsgemäß abzurechnen. Die Lohnbescheinigung ist aber kein Arbeitspapier, da speziell am Ende des Arbeitsverhältnis zu erteilen ist.

Der Arbeitgeber muss nur eine Lohnabrechnung in folgenden Fällen erteilen:

  • der Lohn ist an den Arbeitnehmer gezahlt und
  • die Höhe des Lohnes (oder Zusammensetzung) hat sich gegenüber dem Vormonat geändert

Zu beachten ist auch, dass eine Änderung der Lohnabrechnung bzw. eine Korrektur beim Sozialgericht einzuklagen wäre. Allerdings kann man sich kaum Fällen vorstellen, in denen man diesen Aufwand auf sich nehmen sollte. Lohnabrechnungen werden gerade von Arbeitnehmern überbewertet. In der Regel sollte man im Notfall den Lohn selbst ausrechnen und dann direkt brutto einklagen.

Hinweis

DER ARBEITNEHMER MUSS DEM ARBEITGEBER ALSO BEI EINSTELLUNG NUR DIE LOHNSTEUERABZUGSMERKMALE MITTEILEN.

§ 108 Abs. 1 und 2 der Gewebeordnung - Lohnabrechnung

Gesetzestext der Lohnabrechnungspflicht

§ 108 I und II Abrechnung des Arbeitsentgelts

  1. Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.

  2. Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben.

FAQ zu den Arbeitspapieren

Was sind Arbeitspapiere?

Arbeitspapiere sind Urkunden und Dokumente verstanden, welche vom Arbeitgeber bei Begründung und Änderung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitnehmer benötigt werden und welche der Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber verlangen kann.

Muss der Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses die Personalakte herausgeben?

Nein, die komplette Personalakte muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf keinen Fall bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aushändigen oder kopieren. Der Arbeitnehmer hat nur Anspruch auf Herausgabe der Arbeitspapiere, die bei einer Kündigung vom Arbeitgeber herauszugeben sind.

Kann der Arbeitgeber ein Zurückbehaltungsrecht an den Arbeitspapieren haben?

Nein, im Normalfall nicht.Selbst wenn der Arbeitgeber noch Schadenersatzansprüche gegenüber dem Arbeitnehmer hätte, so steht ihm kein Zurückbehaltungsrecht zu. Er muss die Arbeitspapiere an den Arbeitnehmer herausgeben.

Muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Papiere schicken?

Nein, der Arbeitgeber muss die Arbeitspapiere nicht an den Arbeitnehmer übersenden. Dies wird aber in der Praxis oft dennoch gemacht. Der Arbeitnehmer hat aber keinen Anspruch darauf und muss die Arbeitspapiere notfalls abholen, da es sich um eine Holschuld handelt. Nur dann wenn der Arbeitnehmer erkrankt oder aus anderen Gründen zur Abholung nicht in der Lage ist oder dies unzumutbar ist, muss der Arbeitgeber die Papiere schicken. Gibt der Arbeitgeber die Papiere nicht heraus, bleibt nur die Klage.

Was kann man machen, wenn der Arbeitgeber die Arbeitspapiere nicht herausgibt?

Der Arbeitnehmer sollte zunächst den Arbeitgeber außergerichtlich auffordern die fehlenden Arbeitspapiere herauszugeben und hierzu eine Frist für die Herausgabe setzen. Gibt der Arbeitgeber die Unterlagen auch nach Fristablauf nicht heraus, sollte der Arbeitnehmer die Herausgabe der Arbeitspapiere beim Arbeitsgericht einklagen.

Ab wann kann der Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis verlangen?

Der Arbeitnehmer kann grundsätzlich beim Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis die Erstellung eines Arbeitszeugnisses verlangen. Dabei unterscheidet man zwischen einem qualifizierten Arbeitszeugnis und einen einfachen Arbeitszeugnis. Während der Beschäftigung kann der Arbeitnehmer auch die Erteilung eines Zwischenzeugnisses – wenn ein nachvollziehbarer Grund dafür vorliegt – verlangen.

Wann muss der Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellen?

Grundsätzlich hat der Arbeitnehmer nach 6-monatiger Beschäftigung beim Ausscheiden einen Anspruch auf die Erteilung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. Dieser Anspruch muss geltend gemacht werden. Der Arbeitnehmer muss also den Arbeitgeber zur Erteilung des Zeugnisses auffordern.

Was ist der Unterschied zwischen einem einfachen und qualifizierten Zeugnis?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis umfasst nicht nur die Angabe der Dauer der Beschäftigung, sondern auch eine Beurteilung der erbrachten Leistungen und des Verhaltens des Arbeitnehmers. Häufig gibt es Probleme und Streitigkeiten in Bezug auf den Inhalt des Arbeitszeugnisses. Das einfache Arbeitszeugnis bescheinigt nur die Dauer und Art der Beschäftigung ohne Leistungs- und Verhaltensbeurteilung des Arbeitnehmers.

Muss sich der Arbeitgeber das Formuluar für die Arbeitsbescheinigung selbst beschaffen?

Nein, der Arbeitgeber muss die Bescheinigung ausfüllen und herausgeben, aber das Formular muss er sich nicht selbst beschaffen.

Was ist, wenn der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung nicht erstellt, bekommt man trotzdem ALG?

Trotzdem hat der Arbeitnehmer dennoch unter Umständen ein Anspruch auf Zahlung von Arbeitslosengeld. Nach § 42 SGB I kann der Leistungsträger – in diesem Fall die Bundesagentur für Arbeit – auf Antrag Vorschüsse zahlen, deren Höhe er selbst bestimmt.

Der Arbeitgeber hat den Lohn falsch abgerechnet, was nun?

Sofern der Lohn falsch abgerechnet wird, kann der Arbeitnehmer neben dem Lohn auch die Berichtigung der Lohnabrechnung einklagen. Allerdings sind hier und deshalb ist es immer besser auf den Lohn zu klagen, zwei verschiede Rechtswege eröffnet. Für die Zahlung des Lohnes ist der Arbeitsgericht, für die Korrektur der Lohnabrechnung ist das Sozialgericht zuständig.

Der Arbeitgeber zahlt den Lohn nicht, kann ich auf Abrechnung klagen?

Nein, denn Voraussetzung für den Anspruch auf Erstellung einer Lohnabrechnung ist, dass der Arbeitslohn gezahlt wurde.