Arbeitspapiere von Einstellung bis Kündigung

anwaltliche Vertretung vor dem Arbeitsgericht Berlin

Arbeitspapiere von Einstellung bis Kündigung

Arbeitspapiere – Definition, Inhalt, Aushändigung und Umfang

Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht A. Martin in Berlin

Bei Einstellung und Beendigung (durch Kündigung) des Arbeitnehmers kann es zu Problemen beim Erstellen und Aushändigen von Arbeitspapieren kommen.

Arbeitspapiere sind normalerweise folgende Unterlagen:

  • Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (Lohnsteuerabzugsmerkmale)
  • Lohnabrechnungen
  • Kindergeldbescheinigung
  • Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz
  • Sozialversicherungsausweis
  • Urlaubsbescheinigung (gewährter Urlaub)
  • Arbeitszeugnis
  • Arbeitgeberbescheinigung nach § 312 SGB III
Hinweis

Verfahren wegen Erteilung von Arbeitspapieren sind oft langwidrig. Eine außergerichtliche Klärung ist oft sinnvoller.

Das Wichtigste zu den Arbeitspapieren vorab.

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Bei der Einstellung des Arbeitnehmers sollten alle notwendigen Dokumente, insbesondere Arbeitspapiere dem Arbeitgeber vorgelegt werden. Dieser benötigt die Unterlagen u.a. für die Anmeldung und Abrechnung des Arbeitnehmers.

In der Regel müssen diese Unterlagen bei Abschluss des Arbeitsvertrages vorliegen.

  • elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum sowie Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis)
  • Sozialversicherungsausweis
  • Urlaubsbescheinigung
  • Mitteilung über Versicherung bei Krankenkasse
  • Elternnachweis
  • ggfs. Arbeitsbescheinigung
  • ggfs. Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung
  • ggfs Arbeitszeugnisse
  • ggfs. Kindergeldbescheinigung (bei Angestellten im öffentlichen Dienst)
  • ggfs. Erstbelehrung gemäß § 43 Infektionsschutzgesetz
  • ggfs. Nachweis der Schwerbehinderung
Hinweis

Die Unterlagen / Nachweise benötigt der Arbeitgeber bei Beginn des Arbeitsverhältnisses.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses möchte der Arbeitnehmer so schnell wie möglich seine Arbeitspapiere vom Arbeitgeber bekommen.

Verzögerungen können sich negativ für den Arbeitnehmer auswirken.

Gerade hier kommt es häufig zu vermeidbaren Streitigkeiten, die unnötig Zeit und Geld kosten können.

In der Regel müssen diese Unterlagen bei Abschluss des Arbeitsvertrages vorliegen.

  • Lohnsteuerbescheinigung
  • Urlaubsbescheinigung
  • Arbeitszeugnis (einfach oder qualifiziert)
  • letzten Lohnabrechnungen
  • Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III
  • Sozialversicherungsausweis
Hinweis

Gerade bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind Streitigkeiten über die Herausgabe Arbeitspapieren für den Arbeitnehmer oft sehr ärgerlich.

Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich einen Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

qualifiziertes Arbeitszeugnis

Sofern der Arbeitnehmer länger als 6 Monate im Betrieb beschäftigt war, hat er einen Anspruch auf ein so genanntes qualifiziertes Arbeitszeugnis, das also eine Beurteilung der Leistung und des Verhaltens des Arbeitsnehmers enthält. Hierbei ist zu beachten, dass das Arbeitszeugnis grundsätzlich berufsfördernd aber auch wahr sein muss.

Der Arbeitnehmer hat im Normalfall keinen Anspruch auf besondere Formulierungen, insbesondere dann, wenn er ein überdurchschnittliches Arbeitszeugnis verlangt. Häufig wurde der „Code der Arbeitgeber“ diskutiert. Beim „ Code der Arbeitsgeber“ in Bezug auf Arbeitszeugnisse handelt es sich um bestimmte Formulierungen, die für einen Normalbürger durchaus als hinnehmbar erscheint, allerdings eine intern zu verstehende Benachteiligung des Arbeitsnehmers enthalten.

Hinweis

Das größte Risiko beim Mahnverfahren auf Arbeitslohn steckt in den möglichen Verfall der Ansprüche wegen bestehender Ausschlussfristen.

Eine Arbeitsbescheinigung ist eine Urkunde aufgrund eines Formulars, zu deren Ausstellung der Arbeitgeber auf Verlangen der Agentur für Arbeit oder des Arbeitnehmers verpflichtet ist.

Der Arbeitnehmer kann diese selbst dann schon verlangen, wenn noch ein Arbeitsgerichtsverfahren anhängig ist.

Die Arbeitsbescheinigung ist grundsätzlich dem Arbeitnehmer auszuhändigen oder auf elektronischem Weg direkt an die Agentur für Arbeit zu übermitteln.

Das Muster der Arbeitsbescheinigung findet man hier:

Hinweis

Der Arbeitgeber ist zur zügigen Ausstellung der Arbeitsbescheinigung verpflichtet.

Eine Urlaubsbescheinigung muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gemäß § 6 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz aushändigen. Auch besteht kein Anspruch auf Übersendung.

Mit der Urlaubsbescheinigung soll der nachfolgende Arbeitgeber über bereits im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub zu informiert werden, damit dieser beurteilen kann, wie viel Urlaub dem neuen Arbeitnehmer noch zu gewähren ist. Damit sollen Doppelansprüche auszuschließen.

Die Urlaubsbescheinigung muss folgende Angaben enthalten:

  • persönliche Daten des Arbeitnehmer,
  • Kalenderjahr des gewährten Urlaubs,
  • Arbeitsvertragszeitraum,
  • Höhe des entstandenen Urlaubsanspruchs,
  • Urlaubszeiträume,
  • sowie Anzahl der Tage der Urlaubsabgeltung, sofern erfolgt.
Hinweis

In bestimmten Branchen – wie z.B. im Baugewerbe – spielt die Urlaubsbescheinigung kaum eine Rolle.

Seit dem Jahr 2010 (Übergangszeit noch bis 2013) gibt es keine Lohnsteuerkarte mehr (§ 39 EStG). Vor 2010 war die Lohnsteuerkarte beim Arbeitgeber bei Beginn des Arbeitsverhältnisses vorzulegen. Seit dem Jahr 2010 ist eine Umstellung auf ELStAM = Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgt.

Lohnsteuerkarte

Die Lohnsteuerkarten wurden durch ein papierloses elektronisches Verfahren zur Erhebung der Lohnsteuer mit dem Namen Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ersetzt. Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber bei Eintritt in das Arbeitsverhältnis seine Steuer-Identifikationsnummer sowie sein Geburtsdatum zum Zweck des Abrufs der Lohnsteuerabzugsmerkmale mitzuteilen. Der Arbeitgeber ruft dann die Lohnsteuerabzugsmerkmale beim Bundeszentralamt für Steuern durch elektronische Datenfernübertragung ab und übernimmt sie in das Lohnkonto des Arbeitnehmers (§ 39e Abs. 4 EStG).

Lohnsteuerbescheinigung

Davon zu unterscheiden ist die Lohnsteuerbescheinigung.

Nach Ablauf eines Kalenderjahres, aber spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres, hat der Arbeitgeber der Finanzverwaltung auf elektronischem Weg gemäß § 93c der Abgabenordnung (AO) die elektronische Lohnsteuerbescheinigung LStB – § 41b EStG zu übermitteln.

In der Regel sind die folgende Daten:

  • Beschäftigungsdauer des Arbeitnehmers,
  • steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn,
  • einbehaltene Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag,
  • Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung,
  • u.a. KUG
  • bestimmte steuerfreie Arbeitgeberleistungen.

Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe der lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmale auszuhändigen.

Lohnabrechnung

Auch der Lohn ist ordnungsgemäß abzurechnen. Die Lohnbescheinigung ist aber kein Arbeitspapier, da speziell am Ende des Arbeitsverhältnis zu erteilen ist.

Der Arbeitgeber muss nur eine Lohnabrechnung in folgenden Fällen erteilen:

  • der Lohn ist an den Arbeitnehmer gezahlt und
  • die Höhe des Lohnes (oder Zusammensetzung) hat sich gegenüber dem Vormonat geändert.
Hinweis

Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber also bei Einstellung nur die Lohnsteuerabzugsmerkmale mitteilen.

Nachfolgend beantworte ich häufige Fragen zum Thema Arbeitspapiere.

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Arbeitspapiere sind Urkunden und Dokumente verstanden, welche vom Arbeitgeber bei Begründung und Änderung des Arbeitsverhältnis vom Arbeitnehmer benötigt werden und welche der Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber verlangen kann.

Nein, die komplette Personalakte muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf keinen Fall bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aushändigen oder kopieren. Der Arbeitnehmer hat nur Anspruch auf Herausgabe der Arbeitspapiere, die bei einer Kündigung vom Arbeitgeber herauszugeben sind.

Nein, der Arbeitgeber muss die Arbeitspapiere nicht an den Arbeitnehmer übersenden. Dies wird aber in der Praxis oft dennoch gemacht. Der Arbeitnehmer hat aber keinen Anspruch darauf und muss die Arbeitspapiere notfalls abholen, da es sich um eine Holschuld handelt.

Nur dann wenn der Arbeitnehmer erkrankt oder aus anderen Gründen (zum Beispiel weit entfernt verzogen) zur Abholung nicht in der Lage ist oder die Abholung der Arbeitspapiere dem Arbeitnehmer unzumutbar ist, muss der Arbeitgeber die Papiere an den Arbeitnehmer schicken.

Gibt der Arbeitgeber die Papiere nicht heraus, bleibt nur die Klage.

Nein, im Normalfall nicht.

Selbst wenn der Arbeitgeber noch Schadenersatzansprüche gegenüber dem Arbeitnehmer hätte, so steht ihm kein Zurückbehaltungsrecht zu. Er muss die Arbeitspapiere an den Arbeitnehmer herausgeben.

Der Arbeitnehmer sollte zunächst den Arbeitgeber außergerichtlich auffordern die fehlenden Arbeitspapiere herauszugeben und hierzu eine Frist für die Herausgabe setzen.

Gibt der Arbeitgeber die Unterlagen auch nach Fristablauf nicht heraus, sollte  der Arbeitnehmer die Herausgabe der Arbeitspapiere beim Arbeitsgericht einklagen.

Der Arbeitnehmer kann grundsätzlich beim Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis die Erstellung eines Arbeitszeugnisses verlangen. Dabei unterscheidet man zwischen einem qualifizierten Arbeitszeugnis und einen einfachen Arbeitszeugnis. Während der Beschäftigung kann der Arbeitnehmer auch die Erteilung eines Zwischenzeugnisses – wenn ein nachvollziehbarer Grund dafür vorliegt – verlangen.

Grundsätzlich hat der Arbeitnehmer nach 6-monatiger Beschäftigung beim Ausscheiden eine Anspruch auf die Erteilung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. Dieser Anspruch muss geltend gemacht werden. Der Arbeitnehmer muss also den Arbeitgeber zur Erteilung des Zeugnisses auffordern.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis umfasst nicht nur die Angabe der Dauer der Beschäftigung, sondern auch eine Beurteilung der erbrachten Leistungen und des Verhaltens des Arbeitnehmers. Häufig gibt es Probleme und Streitigkeiten in Bezug auf den Inhalt des Arbeitszeugnisses.

Das einfache Arbeitszeugnis bescheinigt nur die Dauer und Art der Beschäftigung ohne Leistungs- und Verhaltensbeurteilung des Arbeitnehmers.

Der Arbeitgeber ist zur Ausstellung und Aushändigung der Arbeitspapiere verpflichtet. Er muss sich nicht die Formulare dazu selbst beschaffen. Von daher hat der Arbeitgeber nicht die Pflicht, das Formular für die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III sich selbst zu beschaffen.

Der Arbeitnehmer muss derartige Formulare dem Arbeitgeber zuvor zur Verfügung stellen.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III auszustellen. Er muss dabei – wie oben ausgeführt – nicht selbst das Formular sich aus dem Internet heraussuchen und ausfüllen, sondern nur das vom Arbeitgeber übersandte oder von der Bundesagentur für Arbeit übersandte Formular ausfüllen und herausgegeben. Trotzdem machen dies einige Arbeitgeber nicht und der Arbeitnehmer hat das Probleme mit der Arbeitsagentur, die dann oft einfach behauptet, dass es dann kein Arbeitslosengeld gibt.

Trotzdem hat der Arbeitnehmer dennoch unter Umständen ein Anspruch auf Zahlung von Arbeitslosengeld. Nach  §42 SGB I kann der Leistungsträger – in diesem Fall die Bundesagentur für Arbeit – auf Antrag Vorschüsse zahlen, deren Höhe er selbst bestimmt.

Sofern der Lohn falsch abgerechnet wird, kann der Arbeitnehmer neben dem Lohn auch die Berichtigung der Lohnabrechnung einklagen.

Allerdings sind hier und deshalb ist es immer besser auf den Lohn zu klagen, zwei verschiede Rechtswege eröffnet. Für die Zahlung des Lohnes ist der Arbeitsgericht, für die Korrektur der Lohnabrechnung ist das Sozialgericht zuständig.

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