Darf der Arbeitgeber die Lohnabrechnung elektronisch erteilen?

Ja. Nach der aktuellen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann der Arbeitgeber die Entgeltabrechnung in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach bereitstellen. Eine Abrechnung auf Papier und eine individuelle Zustimmung des Arbeitnehmers sind grundsätzlich nicht erforderlich.

Online-Portal bei Lohnabrechnungen

Allerdings genügt nicht jedes beliebige Online-Portal. Der Arbeitnehmer muss über einen angemessenen Zeitraum auf ein unveränderbares Dokument zugreifen und dieses speichern oder ausdrucken können. Außerdem können Mitbestimmungs- und Datenschutzfragen zu beachten sein.

Der Arbeitgeber muss bei Zahlung des Arbeitslohnes eine Abrechnung in Textform erteilen. Sie soll nachvollziehbar machen, für welchen Zeitraum und aus welchen Bestandteilen sich das gezahlte Arbeitsentgelt zusammensetzt.

Wann keine neue Abrechnung nötig ist

Eine weitere Abrechnung kann entbehrlich sein, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung keine maßgeblichen Angaben geändert haben. Es kommt nicht nur auf die Höhe des Bruttolohns an. Auch geänderte Zuschläge, Abzüge oder andere abrechnungsrelevante Daten können eine neue Abrechnung erforderlich machen.

§ 108 GewO verlangt Textform. Dies bedeutet, dass die Erklärung lesbar sein, den Arbeitgeber erkennen lassen und auf einem dauerhaften Datenträger zur Verfügung stehen muss. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht notwendig.

Anforderungen an das PDF

Ein PDF kann diese Anforderungen regelmäßig erfüllen. Bei einem digitalen Mitarbeiterpostfach kommt es darauf an, ob der Arbeitnehmer das Dokument während eines angemessenen Zeitraums aufrufen, speichern und unverändert wiedergeben kann.

Ein Portal ist nicht schon deshalb ausreichend, weil dort eine PDF-Datei angezeigt wird. Entscheidend ist die konkrete technische Ausgestaltung:

Ob diese Voraussetzungen erfüllt sind, lässt sich nur anhand des tatsächlich eingesetzten Systems beurteilen. Die bloße Bezeichnung als „Mitarbeiterportal“ sagt darüber noch nichts aus.

Die Prüfung lässt sich auf wenige aufeinanderfolgende Schritte reduzieren:

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, kann die digitale Bereitstellung unzureichend sein. Die Grafik ersetzt deshalb nicht die Prüfung des einzelnen Portals, sondern zeigt nur den wesentlichen Ablauf.

Das Bundesarbeitsgericht hat seine Entscheidung am 28. Januar 2025 getroffen. Danach ist der Anspruch auf Erteilung einer Entgeltabrechnung eine Holschuld. Der Arbeitgeber kann deshalb eine geeignete elektronische Ausgabestelle einrichten.

Kein Zugang nach § 130 BGB

Ein Zugang nach § 130 Abs. 1 BGB ist nicht erforderlich. Die Abrechnung ist eine Wissenserklärung und keine Willenserklärung. Der Arbeitnehmer muss der Nutzung des digitalen Mitarbeiterpostfachs daher grundsätzlich nicht individuell zustimmen.

Das LAG Hamm hatte 2021 noch angenommen, die Abrechnung müsse entsprechend § 130 BGB in den Machtbereich des Arbeitnehmers gelangen. Bei einem elektronischen Portal sollte dafür grundsätzlich eine ausdrückliche oder konkludente Zustimmung erforderlich sein.

Durch das BAG überholt

Diese zentrale Begründung entspricht nicht mehr der aktuellen Rechtsprechung des BAG. Das Urteil vom 23. September 2021 – 2 Sa 179/21 kann daher nur noch als frühere Auffassung dargestellt werden. Für die gegenwärtige Rechtslage ist die Entscheidung des BAG vom 28. Januar 2025 maßgeblich.

Besteht ein Betriebsrat, kann die Einführung oder Erweiterung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs mitbestimmungspflichtig sein. Das gilt, wenn die technische Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen der Arbeitnehmer zu erheben und aufzuzeichnen.

Mitbestimmung im BAG-Fall

Im BAG-Fall war das Mitarbeiterpostfach mit dem Personalabrechnungssystem verbunden. Deshalb musste noch geklärt werden, ob das zuständige Betriebsratsgremium der Einführung wirksam zugestimmt hatte. Für Arbeitgeber reicht es daher nicht aus, nur die technischen Anforderungen des Portals zu prüfen.

Entgeltabrechnungen enthalten regelmäßig sensible Beschäftigtendaten. Der Zugriff muss deshalb wirksam geschützt sein. Bei externen Portalanbietern sind außerdem die Anforderungen an eine Auftragsverarbeitung zu prüfen.

Eigenständige Datenschutzprüfung

Die Einhaltung der Textform beantwortet nicht automatisch jede Datenschutzfrage. Zugriffsschutz, Berechtigungskonzept, Übertragung, Speicherdauer und Löschung müssen gesondert betrachtet werden.

Eine unrichtige Abrechnung führt nicht in jedem Fall zu einem isolierten Anspruch auf Berichtigung. Zunächst ist zu unterscheiden, ob die Abrechnung selbst falsch ist, das zugrunde liegende Arbeitsentgelt nicht vollständig gezahlt wurde oder eine steuer- beziehungsweise sozialversicherungsrechtliche Meldung betroffen ist.

Wann eine Lohnklage notwendig ist

Ist das Entgelt nicht oder nicht vollständig gezahlt, führt eine Klage auf Abrechnung allein regelmäßig nicht zum wirtschaftlichen Ziel. Dann kann eine Lohnklage notwendig sein. Welcher Rechtsweg und welcher Antrag richtig sind, hängt vom konkreten Streitgegenstand ab.